Award Closeout

奖助金期限的最后几周是奖助金生命周期中一个重要的时期. Expenses must be reviewed for allowability, final accrued expenses must be posted, 任何赤字都必须清除，并且必须提交一些报告.

Arriving at a “final figure”

通常，在奖励结束后的30-90天内，必须向赞助商报告用于奖励的资金总额. Towards the end of the grant period, 赞助项目办公室(OSP)开始与首席研究员(PI)和部门拨款管理员(DGA)进行沟通，以确保及时准确地结束奖励. 

• 报告每月发送至DGA列表服务器(request to be added here)，以及在30、60和90天内终止的裁决. 这些通知包括在准备项目结束或任何要求的延期时应采取的适当步骤的指导.
• 在裁决期满时向DGAs发送终止通知;
• DGAs work with the PI and the OSP Financial Unit to ensure all allowable expenses have posted and any unallowable expense or deficits have been removed; and
• 在奖项完全结束后，将发出PI/部门责任通知.

Completion of cost sharing

作为费用分摊的所有费用必须在奖励开始和结束日期之内, 所有费用分摊的文件必须提供给OSP prior to the due date for final reporting (typically 30 to 90 days).

Final financial reporting

一旦预算确定到部门满意的程度, OSP will submit the final financial report, 哪一个通常在拨款结束后30天(非联邦)到90天(联邦)到期. 这份报告准确地告诉赞助商在奖项上花了多少钱，并承诺大学将未使用的资金返还给赞助机构或赞助机构, if funds have been received in advance, to sending a refund to the sponsor. 外部审计人员每年都会仔细查看最终财务报告的样本, examining each for accuracy and timeliness. 因为这是一个标准，用于“评级”大学的资助管理, 重要的是在截止日期之前向OSP提供最后支出(见上文). 最终的财务报告将由OSP在授予期限内提交.

最终的技术、学科发明和财产报告

Most sponsors require a final technical report, 哪一项须在授予日期结束后90天内提交, or earlier, if so specified by the award terms. 赞助商要求的特定格式通常在奖项的条款和条件中规定. 最终技术报告的提交是项目负责人的责任，并应保留在部门档案中，直到记录保留期限届满(终止后三年), 除非在奖励条款中指定了额外的时间).

除了最终的技术报告外，许多联邦赞助商还需要一份 final patent or inventions report. 该表格通常会要求列出在授权下进行的工作中产生的任何可授予专利或受保护的发现. 这些表格由OSP在与PI和项目负责人协商后提交给赞助商 Office of Technology Transfer (OTT).

某些赞助商，包括BEA/INL, DOE, NASA和USDA-ARS，也需要一个 final property/equipment report. In some cases, 用项目资金购置的设备或财产归发起人所有, 在工作完成后，必须对这些物品的处置作出决定. OSP将与PI一起完成任何所需的报告，并与PI和赞助商一起要求确定属于赞助机构的任何物品的最终处置.

Budget inactivation

一旦预算被取消激活，Banner将拒绝任何提交给它的交易. 在满足下列所有标准之前，项目事务处不会完全取消一项预算:

• 该帐户已到期，并且没有其他支出待处理
• 所有报告(财务、技术、专利、财产和费用分摊)都已提交
• 报告给赞助商的最终支出与公布给Banner的总支出相符
• Final payment has been received

在预算被取消之前，它将继续滚动到未来的财政年度.